MS. EXCEL - MEMBUAT dan MENGELOLA DATA BASE

A. MENGELOLA DATABASE

Microsoft excel 2003 menyediakan fitur untuk kegiatan pengoperasian database seperti mengurutkan data, melacak dan menampilkan data dengan filter, melengkapi tabel dengan subtotal, membuat rekapitulasi data dan lain sebagainya.

Setiap perusahaan yang berskala besar maupun kecil berkepentingan dengan informasi. Informasi yang dimaksud adalah seluruh data yang bersumber dari internal perusahaan maupun eksternal perusahaan.

Yang dimaksud dengan internal perusahaan adalah data yang tentang pegawai, volume penjualan, area penjualan dan lain sebagainya.

Sedangkan eksternal perusahaan adalah data tentang tingkat permintaan barang, jumlah penduduk, tingkat inflasi dan lain sebagainya.

Kesemua data tersebut harus terangkum dalam database. Pemanfaatan database sangat bernilai untuk :

1.      Membuat perencanaan strategi maupun bisnis perusahaan;

2.      Membuat dan menentukan segment dan sasaran konsumen;

3.      Mengelola pelaksanaan atas rencana yang dibuat;

4.      Evaluasi atas pelaksanaan dilapangan dengan rencana yang telah dibuat;

5.      Evaluasi kinerja perusahaan dengan perusahaan lan yang sejenis.

Melihat betapa pentingnya database, maka perusahaan sangat membutuhkan database yang dikelola sedemikian rupa sehingga segala informasi yang dibutuhkan dapat tersaji dengan cepat dan akurat.

Tabel berikut ini, akan dijadikan sebagai sumber data dalam proses database. Oleh karena itu buatlah tabel berikut ini pada lembar kerja Anda.        

1.      Conditional Formatting

Conditional formating merupakan fasilitas untuk memformat tampilan secara otomatis cell dengan kreteria yang telah ditentukan antara lain:

Tabel 5.1 Pilihan Conditional Formatting

Pilihan	Keterangan
Between	Antara
Not between	Tidak antara
Equal to	Sama dengan
Not Equal to	Tidak sama dengan
Greather than	Lebih dari
Less than	Kurang dari
Greather than or equal to	Lebih dari atau sama dengan
Less than or equal to	Kurang dari atau sama dengan

Adapun langkah-langkah sebagai berikut :

1. Sorot / blok kolom atau baris yang akan dilakukan format otomatis
2. Pilih menu Format > Conditional Formatting
3. Tentukan fungsi yang akan ditampilkan seperti pada tabel diatas
4. Isilah dengan angka yang ditentukan kolom disamping kotak fungsi
5. Pilih kotak format
6. Tentukan tampilan Cell yang diinginkan
7. Pilik OK.

Perhatikan contoh berikut :

Apabila kita ingin memberikan tanda beda pada kolom gaji pokok dimana nilai gaji pokok antara 350.000 sampai 375.000 akan diberikan conditional format dengan warna merah, maka dengan mengikuti ketentuan di atas dengan otomatis akan tampak hasil sebagai berikut :

Gambar 5.2 Contoh Tampilan Conditional Formatting

2.      Mengurutkan Data

Mengurutkan data merupakan salah satu cara untuk mengelompokkan data, sehingga akan mudah ditemukan. Cara untuk mengurutkan data adalah sebagai berikut :

a.       Sorot atau blok range data yang akan diurutkan, termasuk judul kolom (field name) dan seluruh data, misalnya A1:F1;

b.      Pilih dan klik menubar Data, kemudian klik pilihan Sort…, kemudian dilayar terlihat kotak dialog Sort seperti berikut :

Gambar 5.3 Kotak Dialog Sort

c.       Tentukan field/judul kolom sebagai kunci pengurutan pertama pada bagian Sort by, misalnya Status Perkawinan;

d.      Klik pilihan Ascending untuk menentukan proses pengurutan secara menaik, selain itu anda dapat memilih Descending apabila anda menginginkan hasil pengurutan secara menurun dari yang terbesar ke yang terkecil;

e.       Pada bagian My list has, beri tanda atau klik pilihan Header row. Fungsi dari pilihan ini adalah sebagai berikut :

§  Header row : jika anda menganggap baris pertama dari range yang dipilih merupakan baris judul. Baris judul tersebut tidak akan diproses dalam pengurutan data.

§  No header row : jika anda menganggap judul tidak ada, sehingga turut diproses dalam pengurutan data atau apabila anda tidak menyertakan baris judul pada range data yang disorot.

f.       Akhiri dengan OK.

Status Perkawinan sebagai kunci pengurutan pertama

Gambar 5.4 Hasil Proses Pengurutan Berdasarkan Jenis Barang

Dari hasil tersebut di atas terlihat bahwa data dikelompokkan berdasarkan Status Perkawinan. Karyawan dengan status perkawinan “Kawin” ternyata cukup banyak, demikian juga dengan status perkawinan “Tidak”. Oleh karena itu anda dapat mengurutkan dengan kunci kedua bahkan kunci ketiga.

3.      Menampilkan Data dengan AutoFilter

Cara yang digunakan untuk pemilihan data sesuai kriteria dengan AutoFilter adalah:

a.       Sorot atau blok range judul kolom, misalnya A1:F10 atau cukup judulnya saja anda blok, yaitu range A1:F1;

b.      Pilih dan klik menubar data, kemudian arahkan pada pilihan Filter…, selanjutnya klik pilihan AutoFilter dimana :

1.      All : menampilkan semua data dengan semua kriteria.

2.      Top 10 : menampilkan record-record yang memiliki nilai penyaringan record

3.      Custom : menampilkan data dengan menentukan sendiri kriteria penyaringan record

·         Operator Pembanding

Pilihan	Artinya
Equals Does not equal Is greater than Is greater than or equal to Is less than Is less than or equal to Begins with Doesn’t begins with Ends with Does not ends with Contains Does not contains	(=) (<>) (>) (>=) (<) (<=) Diawali dengan Tidak diawali dengan Diakhiri dengan Tidak diakhiri dengan Berisi Tidak berisi

·         Pilihan And digunakan untuk membentuk kriteria dengan dua kondisi dan hanya akan menampilkan record-record yang memenuhi kedua kriteria yang dicondisikan.

·         Pilihan Or digunakan untuk membentuk kriteria dengan dua kondisi dan hanya akan menampilkan salah satu dari kedua kriteria yang dicondisikan.

·         Contoh 4.1 :

Field	Operator Pembanding	Kriteria	Hasil
Asal Asal Nama Nama Nama	Begins with Does not begin with Ends with Contains Does not contain	Ma Ma i wi a	Madiun, dan Magetan Solo, Surabaya, Ngawi dan Ponorogo Sofyan Hadi, Sri Nurhayati, dll. Widiyanto, Tri Widyanto, dll. Josephine, Endri Budi, dll.

·         Contoh 4.2 :

Menampilkan Tgl Lahir >= 1 Januari 1975

c.       Dengan proses tersebut, maka disetiap judul akan terlihat kotak pilihan (Dropdown). Perhatikan tampilan berikut :

Gambar 5.5 Tampilan AutoFilter

Pilih kriteria yang diinginkan pada setiap judul kolom (field) dengan cara klik daftar pilihan (dropdown) pada judul kolom (field) tersebut.

Misalnya anda akan menampilkan Departemen Pemasaran, maka cara yang anda lakukan adalah :

a.       Klik dropdown Departemen, kemudian klik pilihan Pemasaran. Perhatikan tampilan berikut :

Gambar 5.6 Tampilan Memilih Dropdown Departemen

b.      Setelah anda klik pilihan Pemasaran, maka akan terlihat sebagai berikut :

Gambar 5.7 Hasil Proses Pemilihan Data Departemen Pemasaran

Untuk memilih dua criteria pada field Departemen, misalnya memilih dan menampilkan Departemen Umum dan Produksi. Gunakan tabel data filter seperti gambar …. Cara yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut :

a.       Klik dropdown Departemen, kemudian klik pilihan [Custom…];

b.      Pilih salah satu operator relasi pertama sesuai dengan criteria, yaitu Equals (sama dengan);

c.       Disebelah kanan pilihan operator, tentukan data pertama pada bagian criteria dengan cara klik pada dropdown dan klik pilihan Umum;

d.      Klik jenis operator Or, jika anda akan menampilkan data dengan salah satu persyaratan yang telah ditentukan yaitu departemen Umum atau Produksi. Sedangkan operator And akan menampilkan data dengan kedua syarat terpenuhi sekaligus;

e.       Pilih salah satu operator relasi kedua sesuai dengan criteria, yaitu Equals (sama dengan);

f.       Disebelah kanan pilihan operator, tentukan data kedua pada bagian criteria dengan cara klik pada dropdown dan klik pilihan Produksi.

Informasi dari kotak dialog dapat dibaca Departemen = “Umum” or Departemen = “Produksi”.

Perhatikan kotak dialog berikut ini :

Gambar 5.8 Kotak Dialog Custom AutoFilter

Perhatikan di layar proses AutoFilter-Custom akan terlihat sebagai berikut :

Gambar 5.9 hasil Proses Custom AutoFilter

Untuk menampilkan kembali seluruh data, dapat dilakukan dengan cara memilih All pada field yang menjadi criteria atau klik menubar Data, Filter, kemudian pilih Show All.

4.      SubTotal

Fasilitas subtotal adalah merupakan perhitungan data dari setiap kelompok data yang sejenis atau menghitung total dari kriteria tertentu pada sebuah daftar. Untuk melakukan proses subtotal, gunakan langkah berikut :

a.       Urutkan database terlebih dahulu secara Ascending atau Descending pada field tertentu yang akan dibuat sub total, misalnya diurutkan berdasarkan Departemen secara Ascending;

b.      Klik menubar Data, kemudian klik pilihan Subtotal, maka kotak dialog akan terlihat seperti berikut :

Gambar 5.10 Kotak Dialog Subtotal

c.       Pada bagian At Each Change in, anda isi dengan memilih field. Pilihan ini sama dengan kunci pengurutan data pada subtotal yang anda lakukan pada langkah (a) di atas, yaitu klik pilihan Departemen.

d.      Pada pilihan Use function berfungsi untuk menentukan jenis fungsi yang akan digunakan dalam subtotal ini antara lain SUM untuk penjumlahan, Average untuk rata-rata, Max untuk nilai tertinggi, Min untuk nilai terendah, Count untuk menghitung banyaknya data. Karena anda ingin mengetahui jumlah total gaji pokok  dari masing-masing departemen maka pilih SUM;

e.       Pada bagian add subtotal untuk menentukan field apa yang akan dihitung, klik atau tandai dengan ceklist pada pilihan Gaji Pokok;

f.       Tandai dengan ceklist pada pilihan Replace current subtotal yang berfungsi untuk mengganti subtotal terakhir yang anda lakukan. Pilihan ini tidak perlu diklik, karena secara default telah ditandai dengan ceklist;

g.      Tandai dengan ceklist pada pilihan Summary below data yang berfungsi untuk memberi ringkasan pada setiap kelompok data dan diletakkan di bawah kelompok data tersebut. Pilihan ini tidak perlu diklik, karena secara default telah ditandai dengan ceklist;

h.      Apabila anda menginginkan hasil proses subtotal tersebut terpisah dan akan diletakkan pada halaman tersendiri untuk setiap group atau kelompok data, maka tandai dengan ceklist pada pilihan Page break between groups;

i.        Klik tombol OK, hasilnya proses subtotal tersebut di atas akan terlihat sebagai berikut :

Garis Tingkatan Baris

Tingkatan baris data

Gambar 5.11 Tampilan Hasil Proses Subtotal

Dari tampilan hasil proses subtotal tersebut di atas, terdapat tiga buah tombol yang masing-masing bertuliskan 1,2, dan 3. tombol tersebut berfungsi untuk memperluas atau mempersempit tampilan daftar hasil perhitungan subtotal berdasarkan levelnya. Apabila tombol 1 anda klik, maka akan menampilkan grand total, sedangkan apabila tombol 2 diklik, maka akan menampilkan subtotal untuk masing-masing kelompok data (masing-masing Departemen) dan apabila tombol 3 anda klik, maka akan menampilkan seluruh data.

Pada bagian subtotal untuk masing-masing kelompok data (masing-masing Departemen) terlihat symbol – yang berfungsi untuk menampilkan data yang tersembunyi.

Untuk menghapus subtotal yang anda buat, klik tombol Remove All pada kotak dialog Subtotal.

5.      Rumus Database

a.      Fungsi COUNT

Fungsi ini digunakan untuk menghitung jumlah kolom atau baris yang berisi karakter angka saja.

	=COUNT([Value 1],[Value 2],….)

Isilah Value 1 dengan range area yang akan dihitung

Misalnya, Ingin menhitung berapa jumlah angka yang ada pada kolom total di tabel berikut

Maka kita dapat menggunakan rumus =COUNT(B2:B6)

Gambar 5.12 Tampilan Fungsi Count

b.      Fungsi COUNTA

Fungsi ini digunakan untuk menghitung berapa banyak di kolom atau baris yang berisi karakter apapun.

	= COUNTA(value1,[value 2]…)

Isilah range dengan area yang akan dihitung

Misalnya, ingin menghitung berapa jumlah kolom/baris yang berisikan teks maupun angka pada kolom No dan Nama, maka kita dapat memanfaatkan fungsi ini dengan rumus :

=COUNTA(A2:B11)

Gambar 5.13 Tampilan Fungsi Counta

c.       Fungsi COUNTIF

=COUNTIF(range,criteria)

Fungsi ini digunakan untuk menghitung jumlah kolom atau baris yang berisi karakter teks.

Isilah range dengan area yang akan dihitung

Isilah criteria dengan syarat/criteria yang ditentukan

Misalnya ingin menghitung teks “bandung” seperti berikut ini, maka langsung dapat kita ketik :

=countif($B$1:$B$20,B15) atau

=countif($B$1:$B$20,”Bandung”)

Gambar 5.14 Tampilan Fungsi Countif

d.      Fungsi SUMIF

Fungsi ini digunakan untuk menjumlahkan seluruh data angka (numeric) dari sederetan angka sesuai dengan criteria tertentu.

Bentuk umum dari fungsi SUMIF adalah :

	= SUMIF (range,criteria,sum_range)

Keterangan :

§  Range : digunakan untuk menentukan range yang akan dievaluasi atau diuji.

§  Criteria : digunakan untuk menentukan criteria atau kondisi tertentu yang akan dihitung. Criteria ini dapat beruppa huruf, angka atau rumus.

§  Sum_range : digunakan untuk menentukan range data yang akan dijumlahkan atau dihitung.

Misalnya pada lembar kerja berikut akan dihitung total gaji pokok untuk mmasing-masing golongan, yaitu total gaji untuk golongan I, golongan II, dan golongan III.

Gambar 5.15 Tampilan Menggunakan Fungsi SUMIF

Langkah yang digunakan untuk menyelesaikan kasus tersebut di atas adalah :

a.       Tempatkan pointer pada alamat sel C13

b.      Ketik fungsi =SUMIF(

c.       Sorot range C4:C9, kemudian ketik titik koma (“;”). Format yang digunakan mengikuti format Indonesia.

d.      Ketik angka Romawi “I”, karena anda menghitung total gajii pokok untuk golongan I.

e.       Sorot range D4;D9, kemudian ketik ).

f.       Akhiri dengan menekan tombol Enter atau klik symbol Enter pada Formula Bar.

Sehingga hasil akhir dari rumus tersebut adalah :

=SUMIF(C4:C9,”I”,D4:D9)

Lakukan proses yang sama untuk mencari Golongan II dan Golongan III dan rumus yang digunakan adalah sebagai berikut :

§  Rumus untuk menghitung total gaji pokok golongan “II” adalah :

=SUMIF(C4:C9,”II”,D4:D9)

§  Rumus untuk menghitung total gaji pokok Golongan “III” adalah :

=SUMIF(C4:C9,”III”,D4:D9)

  

B. MENCETAK LAPORAN

Laporan yang anda buat dalam Worksheet kurang optimal, apabila tidak anda cetak. Excel 2003 menyediakan dua pencetakaan yaitu layar (print preview) dan di kertas (Printer).

1.      Menentukan Area Pencetakaan

Sebelum melakukan proses pencetakan, baik di layar monitor (print Preview) atau mencetak ke printer, maka anda dapat memilih area yang akan dicetak. Cara yang digunakan adalah sebagai berikut :

1. Sorot range yang akan dicetak;
2. Klik menubar File, kemudian arahkan pada pilihan Print Area, selanjutnya klik Set Print Area;
3. Lembar kerja yang di sorot/dipilih akan dibatasi dengan garis putus-putus.

Untuk menampilkan batas pencetakan secara jelas dapat anda gunakan klik pada menubar View, kemudian klik pilihan Page Break Preview. Pilihan tampilan ini :

Gambar 5.16 Tampilan Page Break Preview

Untuk menghapus batasan pencetakan tersebut di atas, gunakan klik pada menubar File, kemudian arahkan pada pilihan Print Area dan klik pilihan Clear Print Area.

2.      Menampilkan Hasil Cetakan di Layar (Print Preview)

Fasilitas pencetakan dengan Print Preview ini bermanfaat untuk mengontrol hasil pencetakan sebelum dicetak ke kertas. Dengan demikian diharapkan akan menghindari pemborosan kertas akibat kesalahan cetak.

Cara yang digunakan untuk menampilkan cetakan dilayar (Print Preview) adalah :

1. Aktifikan worksheet pada workbook yang akan diperlihatkan layoutnya.
2. Klik menubar File, kemudian klik pilihan Print Preview. Di layar akan terlihat tampilan sebagai berikut :

Gambar 5.17 Tampilan Print Preview

Disamping itu, untuk menampilkan laporan yang akan dicetak dengan Print Preview ini dapat dilakukan dari icon Print Preview pada toolbar Standard. Cara yang digunakan adalah sebagai berikut :

1. Aktifkan worksheet pada workbook yang akan diperlihatkan layoutnya.
2. Klik icon Print Preview pada Toolbar Standard ( )

Disamping itu, anda dapat menggunakan perintah sebagai berikut :

1. Aktifkan worksheet pada workbook yang akan diperlihatkan layoutnya.
2. Klik menubar File, kemudian klik pilihan Page Setup…, dan di layar akan terlihat kotak dialog Page Setup, sebagai berikut :

Gambar 5.18 Tampilan Kotak Dialog Page Set-Up Tombol Print Preview

3. Pada kotak dialog Page Setup tersebut di atas, klik tombol Print Preview.

Selain menggunakan cara seperti tersebut di atas, menggunakan Print Preview dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :

1. Aktifkan worksheet pada workbook yang akan diperlihatkan layoutnya.
2. Klik menubar File, kemudian klik pilihan Print, selanjutnya klik tombol Preview. Perhatikan kotak dialog Print sebagai berikut :

Gambar 5.19 Tampilan Kotak Dialog Print

Tampilan Print Preview dilengkapi dengan beberapa tombol untuk mengoptimalkan bentuk tampilan. Hal ini dilakukan sebelum proses pencetakan ke printer. Tombol-tombol tersebut adalah sebagai berikut :

Tabel 5.2 Tombol-tombol Print Preview

Toolbar	Perintah	Keterangan
	Next	Digunakan untuk menampilkan halaman berikutnya. Pilihan ini sama dengan tombol Page Down pada Keyboard.
	Previous	Digunakan untuk menampilkan halaman sebelumnya. Pilihan ini sama dengan tombol Page Up pada keyboard.
	Zoom	Digunakan untuk memperbesar tampilan layar, tergantung pada posisi mouse di layar. Untuk mengembalikan ke bentuk semula klik tombol mouse di sembarang lokasi pada halaman yang besangkutan atau klik tombol zoom sekali lagi.
	Print	Digunakan untuk melakukan proses pencetakan lembar kerja ke printer.
	Setup	Digunakan untuk mengatur format halaman lembar kerja yang akan dicetak.
	Margin	Digunakan untuk mengatur batas pencetakan/margin langsung pada lembar Print Preview. Jika tombol ini diklik, maka akan muncul garis-garis pemandu pengaturan margin.
	Page Break Preview	Digunakan untuk menentukan batas pencetakan halaman. Perintah ini sama dengan memilih Page Break Preview pada menubar View.
	Close	Digunakan untuk keluar dari tampilan Print Preview dan kembali ke tampilan normal pada lembar kerja Microsoft Excel.
	Help	Digunakan untuk menampilkan fasilitas bantuan yang disediakan Excel 2003.

3.      Menentukan Ukuran Kertas dan Kualitas Pencetakan

Langkah yang digunakan untuk menentukan ukuran kertas dan kualitas pencetakan di kertas adalah sebagai berikut :

1. Klik menubar File, kemudian klik pilihan Page Setup atau klik tombol Setup pada tampilan Print Preview. Di layar akan terlihat kotak dialog Page Setup.
2. Pada kotak dialog Page Setup, klik tab Page.

Gambar 5.20 Kotak Dialog Page Setup-Tab Page

3. Pada bagian Orientation berfungsi untuk menentukan arah pencetakan lembar kerja. Pilihan ini terdiri dari Potrait (untuk arah pencetakan yang normal/biasa/vertical) dan Landscape (untuk arah pencetakan yang mendatar/horizontal). Perhatikan tampilan berikut :

Gambar 5.21 Tampilan Potrait

Gambar 5.22 Tampilan Landscape

4. Pada bagian Scaling berfungsi untuk mengatur skala hasil pencetakan. Pilihan Adjust to digunakan untuk mengatur skala pencetakan atau menyesuaikan data yang akan dicetak dengan lebar kertas yang akan digunakan.

Apabila nilaipada bagian Adjust to kurang dari 100%, maka tampilan dan hasil pencetakan laporan akan lebih kecil (diperkecil), demikian juga dengan apabila nilai Adjust to diatas 100%, maka hasil pencetakan laporan akan diperbesar, sesuai nilai yang anda isi.

5. Bagian Paper size berfungsi untuk memilih jenis kertas yang akan digunakan dalam pencetakan. Pilihan ini terdiri dari ukuran kertas yang Letter, Legal, A4 dan lain sebagainnya.
6. Klik pilihan High pada bagian Print quality untuk mendapatkan kualitas pencetakan yang tinggi (lebih baik).
7. Pada bagian First page number berfungsi untuk mengatur nomor halaman awal dari lembar kerja yang akan dicetak. Umumnya anda tidak perlu memilih bagian ini, karena Excel secara otomatis akan menentukan Auto.
8. Klik tombol OK untuk mengakhiri pengaturan halaman.

4.      Menentukan Batas Margin Pencetakan

Margin merupakan jarak bidang cetak terhadap tepi halaman kertas. Cara yang digunakan untuk menetukan batas margin pencetakan adalah sebagai berikut :

1. Klik menubar File, kemudian klik pilihan Page Setup atau klik tombol Setup pada tampilan Print Preview dan klik tab margin. Dilayar akan terlihat kotak dialog Page Setup.
2. Pada kotak dialog Page Setup, klik tab Margin.

Gambar 5.23 Kotak Dialog Page Setup-Tab Margin

3. Pada bagian Top berfungsi untuk menentukan jarak antara tepi atas kertas dengan tepi atas daerah cetak.
4. Bagian Bottom berfungsi untuk menentukan jarak antara tepi bawah kertas dengan tepi bawah daerah cetak.
5. Bagian Left berfungsi untuk menetukan jarak antara tepi kiri kertas dengan tepi kiri bidang cetak.
6. Pada bagian Right berfungsi untuk menetukan jarak tepi kanan kertas dengan tepi kanan bidang cetak.
7. Pada bagian Center on page berfungsi untuk mengatur pencetakan lembar kerja agar ditengah-tengah kertas, baik secara horizontal maupun vertical. Apabila anda klik pilihan Horizontally, maka laporan akan dicetak di tengah pada halaman secara horizontal, demikian juga sebaliknya apabila anda klik pilihan Vertically, maka laporan akan dicetak di tengah pada halaman secara vertical.

Tampilan menentukan batasan-batasan pencetakan ini dapat dilihat pada gambar berikut :

Footer

Header

Right Margin

Bottom Margin

Top Margin

	Left Margin

Gambar 5.24 Tampilan Margin pada Lembar Kerja

8. Klik tombol OK untuk menutup kotak dialog Page Setup.

Selain menggunakan kotak dialog tersebut di atas, anda dapat merubah margin langsung pada tampilan Print Preview dengan cara sebagai berikut :

1. Pastikan laporan yang akan dicetak terlihat dalam kondisi Print Preview. Apabila belum terlihat dalam kondisi Print Preview, gunakan klik pada icon Print Preview atau klik menubar File, kemudian klik pilihan Print Preview.
2. Klik tombol Margins pada tampilan Print Preview. Kemudian di layar akan terlihat batas-batas pencetakan.
3. Tempatkan mouse pointer pada posisi margin yang akan dirubah, misalnya ditempatkan pada bagian batas kanan pencetakan.
4. Klik dan tahan, kemudian geser (drag) pada posisi yang diinginkan.
5. Lakukan hal yang sama untuk margin kiri, atas dan bawah.

Perhatikan tampilan berikut :

Klik dan tahan, kemudian geser (drag) untuk mengatur margin

Gambar 5..25 Tampilan Margin pada Print Preview

5.      Membuat Header dan Footer

1. Klik menubar File, kemudian klik pilihan Page Setup atau klik tombol Setup pada tampilan Print Preview. Di layar akan terlihat kotak dialog Page Setup.
2. Pada kotak dialog Page Setup, klik tab Header/Footer.

Gambar 5.26 Kotak Dialog Page Setup-Tab Header/Footer

3. Pada bagian Header, klik salah satu pilihan yang sesuai dengan kebutuhan, demikian juga dengan Footer. Misalnya Page 1, untuk memberikan nomor halaman, namun apabila anda akan membuat sendiri Footer atau Header, klik tombol Custom Header atau Custom Footer.
4. Klik tombol Custom Header untuk membuat Header sesuai dengan keinginan. Demikian juga apabila anda akan membuat Footer sesuai dengan keinginan dapat memilih tombol Custom Footer. Di layar akan terlihat sebagai berikut :

Gambar 5.27 Kotak Dialog Header

5. Pada kotak dialog Header atau Footer tersebut diatas, ketik atau pilih Header/Footer yang anda inginkan pada posisi Left Section (posisi kiri), Center section (posisi tengah) dan Rigth section (posisi kanan).
6. Lakukan format terhadap teks pada header/footer tersebut dan anda dapat menyisipkan nomor halaman, tanggal, waktu, nama file, tab lembar kerja serta gambar dengan memilih icon yang tersedia.
7. Klik tombol OK.

Pilihan icon atau tombol pada bagian Header atau Footer adalah sebagai berikut :

Tabel 5.3 Tombol Pilihan Header and Footer

Toolbar	Keterangan
	Menentukan jenis dan ukuran huruf yang akan digunakan.
	Menentukan nomor halaman.
	Menentukan jumlah halaman lembar kerja.
	Menentukan tanggal sekarang dari sistem komputer.
	Menentukan jam sekarang dari sistem komputer.
	Menentukan nama drive, Folder, dan Nama File (workbook).
	Memberikan nama file pada lembar kerja yang akan cetak.
	Memberikan nama sheet/lembar kerja pada halaman cetak.
	Menempatkan gambar pada lembar kerja aktif.
	Mengatur format tampilan gambar yang telah ditempatkan.

6.      Menampilkan Sub Judul Tabel di Setiap Halaman

Pada saat kita ingin mencetak hasil kerja kita dalam format excel yang memiliki data cukup panjang, maka kita perlu menampilkan setiap sub judul tabel pada setiap halaman agar kita mengetahui urutan dari isi tabel tersebut. Oleh karena itu sebelum kita melakukan pencetakan maka kita harus mengatur terlebih dahulu format tampilan dari tabel kita dengan cara sebagai berikut :

a.       Sorot tabel yang akan dicetak dengan menampilkan sub judul di setiap halaman;

b.      Pilih Menu File > Page Setup;

c.       Pilih Sub menu Sheet

d.      Lalu isi pilihan row to repeat to dengan cara blok baris judul yang akan ditampilkan pada setiap halaman.

Gambar 5.28 Kotak Dialog Page Setup – Sheet

Gambar 5.29 Hasil Print Preview dengan Menampilkan Sub judul pada Setiap Halaman

7.      Memodifikasi Halaman

Jika kita ingin mencetak hasil kerja kita dalam bentuk MS. Excel dengan urutan halaman yang ditentukan maka kita bisa lakukan dengan memodifikasi halaman. Hal ini biasanya berguna saat kita ingin menggabungkan hasil kerja kita sebanyak 20 halaman dimana halaman 1 sampai dengan 14 kita kerjakan dengan MS. Word sedangkan halaman 15 sampai dengan 20 kita kerjakan dengan MS. Excel. Maka dengan model contoh tersebut kita bisa memodifikasi halaman pada lembar kerja MS. Excel dengan cara :

a.       Pilih Menu File > Page Setup;

b.      Pada pilihan  Page > scaling adjust to isi dengan persentase tampilan yang diinginkan;

c.       Karena kita ingin memulai halaman 15 pada lembar kerja MS. Excel maka pada pilihan First Page Number isi dengan angka 15;

Gambar 5.30 Kotak Dialog Page Setup > Page

d.      Selanjutnya pada pilihan Header Footer kita dapat menentukan letak dimana halaman tersebut berada untuk Header berarti halaman berada di bagian atas, dan Footer berada di bagian bawah. Pilih Custom Footer untuk menampilkan halaman di bawah dan pilih

& [Page], lalu isi dengan angka 15, untuk perataan halaman dapat diatur sendiri;

Gambar 5.31 Kotak Dialog Page Setup > Header-Footer

Gambar 5.32 Kotak dialog Custon Footer

e.       Lalu Tekan OK;

f.       Hasil penampilan halaman dapat dilihat pada Print Preview.

Gambar 5.33 Hasil Print Preview

8.      Mencetak ke Printer

Hasil akhir pekerjaan yang kita kerjakan pada lembar kerja (sheet) bukanlah tampilan di layar denan Print Preview, akan tetapi cetakan di kertas (Print Out). Suatu hal yang perlu mendapat perhatian dalam proses pencetakan ini adalah kesiapan printer dan telah terinstalasinya printer yang akan digunakan serta telah tersediannya kertas pada printer tersebut.

Untuk melakukan pencetakan ke printer gunakan salah satu cara berikut ini:

1. Klik menubar File, kemudian klik pilihan Print atau Ctrl+P.
2. Klik tombol Print pada toolbar Standard.
3. Klik menubar File, kemudian klik pilihan Print Preview, kemudian klik tommbol Print pada tempilan Print Preview.
4. Klik menubar File, kemudian klik pilihan Page Setup. Pada kotak dialog Page Setup, klik tombol print.

Cara yang digunakan untuk melakukan proses pencetakan adalah :

1. pilih salah satu cara tersebut diatas, misalnya dengan mengklik menubar File, kemudian klik pilihan print atau Ctrl+P. dilayar akan terlihat kotak dialog Print sebagai berikut :

Gambar 5.34 Tampilan Kotak Dialog Print

2. pada kotak dialog Print tersebut diatas, klik pilihan Name untuk memilih jenis printer yang digunakan untuk mencetak misalnya EPSON C41.
3. Tentukan halaman yang akan anda cetak, dengan cara memilih bagian Print range. Pilihan ini anda klik All. Pilihan tersebut adalah sebagai berikut :
4. Pada bagian Print What digunakan untuk menentukan pilihan data yang akan dicetak. Anda klik pilihan Active sheet (s).
5. Tentukan jumlah salinan cetakan pada pilihan Number of copies, misalnya tetap diisi 1, apabila anda isi dengan 2, maka satu halaman akan dicetak menjadi 2 lembar.
6. Apabila akan mencetak dokumen pada file tertentu, klik pilihan Print to File dan akan berbentuk file dengan ekstenasi.prn.
7. Tentukan susunan halaman yang akan dicetak di setiap copian/rangkap pada pilihan Collate. Umumnya pilihan ini digunakan apabila jumlah halaman yang dicetak cukup banyak.
8. Apabila anda akan menentukan pilihan-pilihan lain, maka klik tombol Properties, kemudian tentukan pilihan yang sesuai dengan keinginan.
9. Klik OK untuk menjalankan proses pencetakan ke kertas.